Правильное хранение документов в папках обеспечивает их сохранность и быстрый доступ к нужным бумагам. Рассмотрим эффективные методы систематизации документов.
Содержание
Выбор папки для хранения документов
| 1 | Корковая папка | Для важных долгосрочных документов |
| 2 | Пластиковая папка | Для частого использования |
| 3 | Папка с кольцевым механизмом | Для документов, требующих дополнений |
| 4 | Архивная папка | Для длительного хранения |
Порядок организации документов
1. Подготовка документов
- Отберите документы для хранения
- Удалите поврежденные листы
- Разгладьте помятые страницы
- Скрепите связанные документы
2. Систематизация
- Хронологический порядок (по датам)
- Алфавитный порядок (по названиям)
- Тематические разделы (по категориям)
- Приоритетность (по важности)
3. Маркировка
| Наименование | Укажите название папки на корешке |
| Дата | Период документов в папке |
| Цветовая кодировка | Используйте разные цвета для категорий |
Правила хранения документов
Условия хранения
- Температура 15-25°C
- Влажность 40-60%
- Защита от прямого солнечного света
- Вертикальное положение на полке
Защитные меры
| 1 | Файлы | Для защиты отдельных документов |
| 2 | Разделители | Для отделения разделов |
| 3 | Обложка | Для защиты первой и последней страницы |
Электронная копия документов
- Создавайте цифровые копии важных бумаг
- Храните на внешнем носителе или в облаке
- Регулярно обновляйте архив
- Используйте систему именования файлов
Рекомендации по сохранности
- Проводите ревизию документов раз в год
- Замените поврежденные папки
- Не перегружайте папки документами
- Храните особо ценные бумаги в сейфе
