Обработка документов представляет собой комплекс процедур по работе с документацией на всех этапах ее жизненного цикла. Рассмотрим основные термины и классификации процессов обработки документов.
Содержание
Основные виды обработки документов
- Первичная обработка входящей документации
- Регистрация и учет документов
- Контроль исполнения документов
- Систематизация и хранение
- Архивная обработка
Термины для различных процессов обработки
| Процесс | Профессиональное название |
| Ввод документов в систему | Индексация |
| Проверка полноты и правильности | Экспертиза ценности |
| Распределение по категориям | Классификация |
| Преобразование в цифровой вид | Оцифровка (сканирование) |
Технологии обработки документов
1. Традиционная бумажная обработка
- Делопроизводство
- Канцелярское оформление
- Ручная регистрация
2. Электронные системы обработки
- Системы электронного документооборота (СЭД)
- ECM-системы (Enterprise Content Management)
- Автоматизированные рабочие места делопроизводителя
Этапы полного цикла обработки
- Прием и первичная обработка
- Регистрация и внесение в систему учета
- Рассмотрение и визирование
- Исполнение или отправка
- Подшивка в дело и архивирование
Автоматизированные методы обработки
| Технология | Применение |
| OCR (оптическое распознавание) | Преобразование сканов в редактируемый текст |
| Автоклассификация | Автоматическое распределение по категориям |
| Машинное обучение | Интеллектуальный анализ содержимого |
Профессиональные стандарты
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 - требования к оформлению документов
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 - делопроизводство и архивное дело
- ISO 15489 - международный стандарт управления документами
- Методические рекомендации по документообороту
Заключение
Обработка документов включает множество специализированных процессов, каждый из которых имеет свое профессиональное название и стандарты выполнения. Современные технологии значительно расширили спектр методов обработки, сделав возможным автоматизацию большинства рутинных операций с документацией.
